Er dere flinke å drive med digital rydding?

I vår outlook-exchange-2013-verden er det uproblematisk å søke i mapper, just sayin´.

Jeg sletter aldri mailer bortsett fra reklame, spam og helt uvesentlige greier som OK og sånn. Sendte elementer slettes ikke. bruker inboxen som arbeidsflate, og har jeg ikke kontroll på den så blir det overtid, for å si det sånn. mailer flyttes etterhvert som de besvares og løses, og jeg har et godt mappesystem.

Ble inspirert av denne tråden, og har nå slettet masse!! (Inkludert et par jeg strengt tatt ikke burde slettet...😁)

Teofelia skrev:

Jeg sletter aldri epost. Aldri. Unntaket er reklamemail. Det sletter jeg sånn dann og vann.
Jeg lager bare mapper basert på årstall, og kun fordi mailen blir treg. De siste to års eposter har jeg alltid i innboksen. Eldre mail flyttes til "innboks 2011-2013" osv. Jeg er en racer på søk og syns, som Polyanna, at mapper gjør det vanskeligere å finne ting.

Jeg vant en gang en rettssak fordi jeg ikke hadde slettet en tilsynelatende uskyldig epost fra to år tilbake.

Jeg måtte bare dra opp denne tråden for å fortelle at jeg i dag ble hanket inn i forbindelse med en gjennomgang som Riksrevisjonen har av et prosjekt som jeg ledet fra 2007 til 2012. Det var noen mangler i dokumentasjon av avtaler som ble inngått i den perioden. Og jeg kunne dokumentere alt basert på gammel mail.

Som sagt: jeg sletter aldri mail. Aldri!

Teofelia skrev:

Jeg måtte bare dra opp denne tråden for å fortelle at jeg i dag ble hanket inn i forbindelse med en gjennomgang som Riksrevisjonen har av et prosjekt som jeg ledet fra 2007 til 2012. Det var noen mangler i dokumentasjon av avtaler som ble inngått i den perioden. Og jeg kunne dokumentere alt basert på gammel mail.

Som sagt: jeg sletter aldri mail. Aldri!

Men hvis du hadde registrert de mailene i et saksbehandlingssystem med godkjent arkivkjerne hadde de blitt ivaretatt, uavhengig av tilgang til din epost. Jeg vet ikke hvor mye tid jeg har brukt på å få folk til å registrere/få registrert prosjektdokumentasjon, det er et svart hull. Sånn, det måtte ut.

ingling skrev:

Men hvis du hadde registrert de mailene i et saksbehandlingssystem med godkjent arkivkjerne hadde de blitt ivaretatt, uavhengig av tilgang til din epost. Jeg vet ikke hvor mye tid jeg har brukt på å få folk til å registrere/få registrert prosjektdokumentasjon, det er et svart hull. Sånn, det måtte ut.

Det har du helt rett i, men jeg gjorde akkurat det jeg ble bedt om å gjøre den gangen, så jeg anser meg selv som forholdsvis uskyldig i denne saken likevel.

Teofelia skrev:

Det har du helt rett i, men jeg gjorde akkurat det jeg ble bedt om å gjøre den gangen, så jeg anser meg selv som forholdsvis uskyldig i denne saken likevel.

Ja, det er vel forholdsvis nytt å ha gode rutiner for sånt, så det har du rett i.

Teofelia skrev:

Jeg sletter aldri epost. Aldri. Unntaket er reklamemail. Det sletter jeg sånn dann og vann.
Jeg lager bare mapper basert på årstall, og kun fordi mailen blir treg. De siste to års eposter har jeg alltid i innboksen. Eldre mail flyttes til "innboks 2011-2013" osv. Jeg er en racer på søk og syns, som Polyanna, at mapper gjør det vanskeligere å finne ting.

Nettopp. Men jeg sletter en del, da. Jeg får flere hundre mail hver dag og de fleste får jeg garantert aldri bruk for. Og så har jeg bare mail jeg fortsatt ikke har gjort noe med i innboksen. Så snart de er behandlet flyttes de til en (én) arkivmappe. Når den blir full tvinger IT-systemet meg til å arkivere et annet sted.

Jeg er ikke riktig like flink med arkivering av andre typer dokumenter, men jeg går likevel de fleste av kollegene mine en høy gang. Vi har hovedkontor i en annen tidssone (9 timers forskjell) og jeg har revet meg i håret ganske mange ganger når jeg trenger et dokument som skulle vært lagret på fellesområdet, men ikke er det, og ingen på hovedkontoret kommer på jobb før om mange timer.

(Jeg skal la være å legge ut om mappesystemet på fellesområdet, som brukes av et stort antall mennesker med null talent for systematikk. I teorien er det søkbart, men i praksis gjelder det bare hovedkontoret. Med mindre man har et par timer å slå ihjel.)

Har satt inn nytt minnekort i mobilen, så jeg får mer plass til bilder 😉 Kalenderen var så full at innholdet slettet seg selv tror jeg, trenger ny snart etter 3 år med min Samsung mobiltelefon. Har vært veldig fornøyd, men har ikke plass til flere apper

Problemet med om jeg burde slette gamle sms-meldinger løste seg selv.... mobilen døde, så helt at jeg fikk ikke overført samtaler til den nye, og vips, så startet jeg med blanke ark. Bilder hadde jeg på minnekort og kontakter synket med google, så det ordnet seg.

Veronal skrev:

Jeg bruker innboksen som to-do-liste og arkiverer eller sletter alt annet fortløpende når det er prosessert.

Tanken på å ha et unevnelig antall e-poster i innboksen gir meg nesten utslett. Har jeg veldig, veldig mye å gjøre nærmer innboksen seg sånn at jeg nesten må scrolle, men bare nesten.

Jøss, ingen har fortalt meg at jeg har en tvilling. 😕

Flink på mailen, der må jeg ha oversikt. Resten tenker jeg ikke på. Tar et røsk et par ganger i året.