Fins smart måte å koordinere mange eksterne kalendere for møtetidspunkt?

Jeg skal kalle inn til et møte med folk fra tre ulike selskap. Det blir jo mye ping pong med tidspunkt for å få det til å passe alle. Fins det en smart app integrert med Outlook/ Teams eller en annen måte å foreslå flere tidspunkt som folk kan angi om passer eller ikke?

Dette lurer jeg også på.

: om kort tid prosjektleder for et prosjekt med 20 deltakere fra 3 forskjellige organisasjoner hvor alle allerede har utvist ekstrem hårsårhet hvis jeg kaller inn til et tidspunkt som ikke passer for absolutt alle:

Hjelpes.

I privatlivet bruker jeg doodle til samme problemstilling. Jeg legger inn alle aktuelle alternativer og sender lenken til alle som skal delta. De krysser av på alle alternativene de har mulighet og på magisk vis pleier da en helg en gang langt fram i tid å være ledig for alle.

Det blir veldig synlig hvem som kan når, så det er greit å ha tenkt gjennom hvordan man velger tidspunkt hvis det ikke finnes et der alle kan.

Du må få deg en PA som fikser og koordinerer for deg

løve70 skrev:

Du må få deg en PA som fikser og koordinerer for deg

Det hadde vært noe det!

løve70 skrev:

Du må få deg en PA som fikser og koordinerer for deg

Ah, hvorfor tenkte jeg ikke på det?

daffy skrev:

Det hadde vært noe det!

Det har våre ledere i USA :surrealistisk:

Eller så allierer du deg med ett koordineringspunkt fra hver av de andre organisasjonene som sjekker kalendertider for deg så du slipper å sende mange invitasjoner. Og om folk har travle kalendere så sikrer du med styringsgruppen din at dette skal prioriteres.

Sett opp repeterende møteinnkallinger på faste tidspunkter i hele prosjektperioden. De fleste er mest busy de to nærmeste ukene, så greit å kapre tidspunkter før andre og mindre sjans for konflikter med tidspunkter.

Palmen skrev:

Eller så allierer du deg med ett koordineringspunkt fra hver av de andre organisasjonene som sjekker kalendertider for deg så du slipper å sende mange invitasjoner. Og om folk har travle kalendere så sikrer du med styringsgruppen din at dette skal prioriteres.

This is the way. (Nest etter å få PA-en sin til å gjøre det da. )

ETT møte som skal passe 20 er helt umulig, etter min erfaring. Hvis det er en møterekke, vil de første par møtene typisk kunne få litt forfall, mens møtene ut over (dersom de er tidfestet og fastsatt) vil kunne få fulltallighet. Medmindre noen av deltakerne priorierer annet høyere, og/ eller har oppgaver som gjør at de kan tilkalles akutt av andre.

Har akkurat satt opp en møterekke inn i 2024. Vi lå unna mandager for korte, digitale møter, men brukte dem for heldags fravær fra arbeidsplassen. Varierte ellers dagene gjennom uka, fordi deltakerne har faste oppgaver pr dag (for å spre «kostnaden»). For andre miljøer kan det være en fordel med samme dag. I vår organisasjon har jeg merket meg at folk sjeldnere har møter satt opp på fredag.

Mandag er det mange som har intern møtedag. Torsdag er ofte full fordi man unngår møter på… nettopp.

Jeg bruker som oftest Doodle og synes det fungerer greit for å finne et første møte. Faste møtetidspunkt er gjerne gjenstand for diskusjon i første møte.

Charlie skrev:

ETT møte som skal passe 20 er helt umulig, etter min erfaring.

Det er min erfaring også, og det jeg forsøkte å formidle til de som kontaktet meg og var veldig vonbråtne over at akkurat "de" var utelatt (selv om de på ingen måte er de mest sentrale i prosjektet).

Vi skal ikke ha så mange møter, men derfor er det desto mer relevant at mange kan møte. Og så kompliseres det hele ved at den ene organisasjonen har fullstendig beslutningsvegring i forhold til å krysse landegrenser under pandemien, og dermed effektivt ødelegger for all langsiktig planlegging.



Dette hørte egentlig hjemme i gruffetråden, ser jeg.

Vi har også møter med aktører fra flere land. Vi har erfart ut fra vårt ståsted (og/ eller fordommer) at det er hensiktsmessig å si ting som i vår kultur er selvklare, fordi det ikke nødvendigvis er logisk eller rasjonelt for andre som lever i en annen kontekst. Jeg ser klart at det kan være noen fallgruver i så måte, og at man ikke nødvendigvis kan anta at det er «rett». Jeg sa f.eks. i forbindelse med vår møterekke at vi har alle ulike, travle kalendere, og at vi må jobbe sammen for å få det til, og at når datoene er satt er det dem vi må jobbe med. Dersom en organisasjon var en utfordring, tror ueg jeg ville tatt opp med dem hvordan de så for seg deltakelse. Jeg tror også jeg kunne poengtert generelt at deltakerne fra hver organisasjon får samrå seg for å sikre at deres organisasjon er tilstede i møtene og dele informasjon.

Viktig å tenke nøye gjennom ordene man bruker, da. Ting kan oppfattes helt annerledes enn man har tenkt, og det kan være ting i den andres kontekst man ikke er klar over. Vi erfarte f.eks. til vår store overraskelse at prosjektpartnere ikke rådde over deres organisasjons prosjektmidler til vårt felles prosjekt, og i ett tilfelle at deres organisasjon ikke kunne motta (!) prosjektmidlene før året etter, fordi det måtte inn i årsbudsjettet før pengene kunne komme på konto. Helt snålt for oss, og alvorlig-typ-straffbart-omtrent for dem.

Doodle brukes mye i jobbsammenheng også, jeg ser noen nevner dette for "privaten". Så lenge man planlegger et stykke frem i tid er det et bra hjelpemiddel.

Ellers; styr unna offentlige helligdager og sånn. Jeg har halvårlige møter i et åtteårig prosjekt som arrangøren insisterer på å kline inn til helligdager i mai. Nei, det er ikke greit å starte møte i Trondheim på morgenen 18. mai!

Nå sist brukte jeg https://whenavailable.com/
Funka greit.
Har også brukt doodle.

Problemet med doodle og tilsvarende er at folk har ulike "regler" for seg selv når det gjelder når de skriver at de er tilgjengelige. Noen synes f.eks. at det ikke passer å ha møter dagen etter helligdager, andre synes det blir stressende å legge opp til reising to dager på rad etc. og blokkerer derfor disse dagene. I tillegg er noen veldig treige med å legge inn tilgjengelighet slik at andre blir opptatt på aktuelle dager før man er ferdige med. Man trenger rett og slett PA.

Evt. ta det digitalt.