Verktøy for organisering og oversikt over mye produktdata - hva er lurt?

Hva slags verktøy benytter man for å holde orden på mye informasjon om mange ting, og informasjonen om hver enkelt ting kan være i mange kategorier.

Si at jeg håndterer dokumentasjon for 20 forskjellige produkter, og hvert produkt har flere forskjellige typer dokumentasjon som kan være HMS-datablad, bæreevnedokumentasjon, teknisk datablad, en eller flere miljødeklareringer ++. Alle produktene har ikke nødvendigvis all type informasjon, og i noen tilfeller utelates kanskje en type dokumentasjon fordi denne i sin helhet er inkludert i en mer omfattende dokumentasjon.

Dokumentasjonen oppdateres (av de forskjellige leverandørene som vi kjøper fra) med ujevne mellomrom, og vanligvis får vi ikke beskjed men må gå aktivt til verks for å finne det ut selv.

Alle skal ha tilgang til dokumentene og skal kunne skriv ut en liste for et bestemt utvalg (f.eks. sikkerhetsdatablad) for alle produkter, eller pakke alle disse filene for å sende avgårde med e-post.

Selve spørsmålet: Hva slags verktøy bruker man til å holde oversikt? Hvor / av hvem lærer man å organisere slike ting på en fornuftig måte og slik "alle" gjør det hvis det finnes noe sånt?

Sharepoint? Skal sies at jeg ikke er bestevenn med sharepoint, men man kan lagre dokumenter, lister, flitrere på keywords og annen metadata, osv inni der. Sikkert lurt å få hjelp av noen som kan det i begynnelsen. Det er utrolig mange muligheter, men veldig klønete å skulle lære seg selv.

Interne Wiki-sider kan fungere bra. Eller Confluencw. Kommer litt an på hvor stoe organisasjonen er?

Neket skrev:

Sharepoint? Skal sies at jeg ikke er bestevenn med sharepoint, men man kan lagre dokumenter, lister, flitrere på keywords og annen metadata, osv inni der. Sikkert lurt å få hjelp av noen som kan det i begynnelsen. Det er utrolig mange muligheter, men veldig klønete å skulle lære seg selv.

Er det et databaseprogram? Jeg ser for meg at det er database-systemer som må til. Eller?

Palmen skrev:

Interne Wiki-sider kan fungere bra. Eller Confluencw. Kommer litt an på hvor stoe organisasjonen er?

Kan du fortelle litt mer - hva mener du med interne Wiki-sider? Det er ikke en stor organisasjon, kommer litt an på hva du mener og hvordan det påvirker.

banana skrev:

Er det et databaseprogram? Jeg ser for meg at det er database-systemer som må til. Eller?

Det er et system for dokumenthåndtering/samarbeid. Laget av Microsoft, og fungerer tidvis bra sammen med Office 365.

Her står det litt:

https://support.office.com/en-us/article/What-is-SharePoint-97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f

Kan brukes til alt, støtter ulike versjoner, kan sende ut mail når det er endringer, osv.

Neket skrev:

Det er et system for dokumenthåndtering/samarbeid. Laget av Microsoft, og fungerer tidvis bra sammen med Office 365.

Her står det litt:

https://support.office.com/en-us/article/What-is-SharePoint-97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f

Kan brukes til alt, støtter ulike versjoner, kan sende ut mail når det er endringer, osv.

Jeg skal lese litt om det. Det er så vanskelig å skulle begynne med noe sånt når man ikke har peiling og ingen andre har det heller. Men - det er vel bare en utfordring.

Jeg skal egentlig ikke samarbeide, bare lagre (hovedsakelig pdf-) dokumenter i et slags system hvor det er lett for folk å finne den informasjonen de trenger og se når den sist ble oppdatert.

Ja, sharepoint er skikkelig vanskelig når man ikke har noen å spørre, men det går bedre etter en liten stund med prøving og feiling! Som et tips - lær deg å legge inn den metadataen du trenger, f.eks kan alle dokumenter tagges med produkt, og så lær deg å lage ulike views. Det er alt du trenger for å lage et oversiktlig system. Filtrering kan også være nyttig. Det er mange fine videoer på youtube.

Ikke legg ting i mapper - bruk metadata i stedet, mye enklere å finne ting.

Det du sannsynligvis trenger er et dokumenthåndteringssystem. Det finnes flere slike der ute, men noe sier meg at til ditt bruk er det ikke det mest avanserte du trenger. Sharepoint kan funke, spesielt hvis dere allerede har Office365, for da koster det deg inne noe ekstra. Mer avanserte systemer kan fort koste ganske mye.

Momenter som høres ut som er viktig for deg er versjonskontroll og enkel tilgangsstyring. Jeg skal sjekke litt mer hjemmefra om det finnes noen gode skyløsninger du kan se på.

Takk, Adrienne. Vi har allerede SuperOffice (som ingen egentlig kan ordentlig hos oss...), men jeg har forstått at det i all hovedsak er et salgsstøttesystem. Men det kan være at det er noen muligheter der?

Hovedpoenget er at noen (= jeg) til enhver tid sørger for at det er riktige HMS-datablad, tekniske datablad etc for alle produktene vi kjøper, og at andre på huset til enhver tid med noen få tastetrykk kan ta ut siste versjon av for eksempel alle HMS-datablad og annen type dokumentasjon de måtte ha behov for. Men det er så mange produkter og så mange typer dokumentasjon til hvert produkt at det er umulig å holde oversikt og tilgjengeliggjøre for de 10-15 andre som av og til kan ha behov for å se på det eller sende til kuner.

SuperOffice er nok mest CRM-system, ja og vil nok ikke egne seg så godt for dere. Jeg kjenner ikke så veldig godt til det, det skal sies.

Hvordan er nivået på sensitivitet på dokumentasjonen du skal lagre? Vil det være problematisk for myndigheter om det ligger lagret på servere i andre land, f.eks. USA?

Og er det pdf eller andre formater, og er de søkbare?

Det som er viktig for deg er at du har et system som gjør at informasjonen er lett å finne igjen, dette gjør du enten ved å bruke mapper, en for hvert produkt eller produktgrupper eller metadata som Neket snakker om, eller en kombinasjon av disse to. Jeg er ikke tilhenger av helt flat informasjonsstruktur, selv om man har aldri så gode metadata tilgjengelig, men man bør ikke ha for mange mapper heller. Ikke en helt enkel balansegang. Metadata vil hjelpe på gjenfinningen, spesielt om det er pdf-dokumenter som ikke er søkbare. Da må du ha gode filnavn og gode metadata på hver fil.

Er det noe av det du skal lagre som er konfidensielt for andre brukere? I så fall så trenger du tilgangskontroll i systemet, hvis ikke trenger du ikke tenke på en slik funksjonalitet.

Og hvor viktig er det at det er integrert mot office? Noen av de skybaserte systemene tilbyr denne integreringen, andre gjør det ikke.

Og hvor mye penger tror du dere er villige til å betale? Det beste ville vært en abonnementsløsning, hvor dere betaler pr. bruker? (Jeg har vært med på å implementere dokumenthåndteringsystemer som har kostet en drøy mill å implementere og en god del tusen i lisenskostnader i året, dere er nok ikke helt der.)

Dokumentene er ikke-sensitivite. Det er produktdokumentasjon i forskjellige former som produsenten må levere ut til alle kunder som spør.

Det vil stort sett være pdf'er, noen søkbare og andre ikke (scannet).

Det trenger ikke være integrert mot Office, hvis du tenker på den måten at man skal kunne jobb i dokumenter som lagres der. Tvert i mot, det bør bare ligge ferdige dokumenter i dette systemet.

Det bør ikke være mulig for andre enn den som er ansvarlig å slette dokumenter eller legge inn nye. Men andre bør kunne kopiere ut dokumenter i større eller mindre "pakker" for å sende til våre kunder.

Egentlig skal det hele bare være som en tenkt tabell, på en måte, hvor det står forskjellige komponentnavn f.eks. nedover og dokumentasjonstype 1, ...type2, ...type3 bortover. Men i stedet for kryss eller revisjonsdato eller noe sånt i de rette cellene i tabellen bør selve dokumentet ligge der, hvis du forstår.

Metadata - er det tag'er som man fester til filene? F.eks. tag'er med komponentkategori, komponentnavn, dokumenttype 1, dokumenttype4?

banana skrev:

Dokumentene er ikke-sensitivite. Det er produktdokumentasjon i forskjellige former som produsenten må levere ut til alle kunder som spør.

Det vil stort sett være pdf'er, noen søkbare og andre ikke (scannet).

Det trenger ikke være integrert mot Office, hvis du tenker på den måten at man skal kunne jobb i dokumenter som lagres der. Tvert i mot, det bør bare ligge ferdige dokumenter i dette systemet.

Det bør ikke være mulig for andre enn den som er ansvarlig å slette dokumenter eller legge inn nye. Men andre bør kunne kopiere ut dokumenter i større eller mindre "pakker" for å sende til våre kunder.

Egentlig skal det hele bare være som en tenkt tabell, på en måte, hvor det står forskjellige komponentnavn f.eks. nedover og dokumentasjonstype 1, ...type2, ...type3 bortover. Men i stedet for kryss eller revisjonsdato eller noe sånt i de rette cellene i tabellen bør selve dokumentet ligge der, hvis du forstår.

Metadata - er det tag'er som man fester til filene? F.eks. tag'er med komponentkategori, komponentnavn, dokumenttype 1, dokumenttype4?

Da er det litt klarer for meg hva du trenger, ja. Metadata er tag-ene, ja, og som gjør at det er lettere å søke opp om man trenger. Jeg skal gjøre litt research, kommer tilbake til deg.

Jeg har plutselig fått vite at det vurderes innkjøp av NAV (tidligere Navision) eller Visma ERP-system. Er det noe nyttig der som kan benyttes, tror du?

Ut fra det du skriver hadde jeg tenkt at SharePoint var en billig og grei løsning, men du skulle nok hatt litt hjelp. SharePoint er ikke akkurat favorittsystemet mitt, generelt sett, men til den broken du beskriver er det fint, hvis du broker metadatatagging, ikke folderstruktur. De som har behov for det kan sette en "alert" på de dokumentene de bør følge, slik at de får mail når du oppdaterer.

Det systemet som vurderes hos dere nå kjenner jeg ikke.

Jeg er enig med Balanse, gitt at dere har tilgang til Sharepoint fra før.

Kjenner heller ikke til de to systemene du nevner, så der vêr jeg ikke.

Det tror jeg ikke vi har (tilgang på Sharepoint fra før), men jeg skal undersøke det.

Vi har Mamut E3 hos oss, og der kan du legge de dokumentene du nevner i produktkortet. Hvor lett det er å samle og sende ut ulike datablader har jeg ikke erfart ennå, men det skal jeg sannelig finne ut av.