Dokumenthåndtering eller dokumentstyring - fortell meg alt du vet! :D

Hvilke system kjenner du for dette? Hvilket er gode/dårlige`? Hovrfor? Hva vektlegges for ett godt dokumenthåndterings/styringssystem?

Ønsket er å kunne sikre rett versjon, rett ansvarlig etc.

Hva slags type virksomhet er det for? Størrelse, offentlig eller privat?

Teknisk eller administrativ dokumentasjon?

Vi bruker Proark til dokumenthåndtering. For dokumentstyring bruker vi safran pluss proteus som samhandler med proark.

Det er også ganske vanlig å bruke SAP til dokumenthåndteringing i min bransje.

Offentlig virksomhet (ganske stor), og både teknisk og administrativ dokumentasjon.

Hva er SAP?

Jeg har bare lest om dette de siste dagene da - utfordringen min nå er å skjønne hvilke systemer som også kan levere dokumenter til en åpen visningsflate, og ikke bare internt i ett indre system. Jeg trenger altså ett management-system som vil fungere internt, og som kan levere dokumenter til en åpen visningflate. Og det må ha versjonskontroll slik at man er sikker på hvilken versjon som er den gjeldende.

Høst skrev:

Hva er SAP?

SAP- også kjent som tyskernes hevn for bombingen av Dresden.

Stort og komplekst system som kan brukes til alt fra logistikk og innkjøp til økonomi og dokumentstyring. Det er vel knapt den ting det ikke kan brukes til.

https://www.sap.com/products/hana.html

Brukes av Forsvaret, Sykehusinnkjøp HF, Statoil med fler.

Det kommer jo an på hva slags dokumenter det er snakk om. Hvis jeg ikke tar feil, jobber du på et sted hvor offentlighetslov og arkivlov regulerer en del i forhold til dokumentasjonen, og dere dermed har et dokumenthåndteringssystem med arkivkjerne. Den løsningen jeg tror dere har, har nok ikke en supergod løsning for det du trenger, men jeg ville uansett snakket med dokumentasjonsforvaltning/arkiv. Det er ofte veldig utfordrende når ulike deler av organisasjonen anskaffer ulike systemer som ikke snakker sammen, og det blir vanskelig for brukerne å forstå hva de skal bruke når. :rant:

Systemvalg vil også avhenge av hvilke begrensninger dere har på hvor materialet kan ligge (lokal server vs skytjeneste), omfang, etc. Du kan ikke gjøre et valg uten å snakke med IT og dokumentasjonsforvaltning/arkiv, rett og slett.

Ingling - du er spot on! Og jeg har alle ressursene til å snakke med - arkiv, IT, web...men jeg trenger noen alternativer til de systemene som er foreslått. Arkivsystemet funker greit nok på noe av dette, men har ingen reell visningsdlate for eksterne feks. Spennende felt, men bratt læringskurve! Og da er det jo ingen bedre plass enn her inne for å plukke opp ett og annet. 😀

Vi bruker Alfresco i vår organisasjon, en stor organisasjon. Lurer på om man kanskje må drifte server selv etc (her er jeg litt på tynn is) men man kan i alle fall vise dokumenter for eksterne i tillegg til at man har egne områder for interne med pålogging.

For at du skal dokumenthåndtere lovlig i offentlig virksomhet må systemet være godkjent etter NOARK-standard.
https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden.
Det er ikke så mange ulike systemer man kan bruke, de vanligste er Ephorte og P360. De har sine ulemper og fordeler begge to, men personlig foretrekker jeg P360. Det snakker greit med flere andre systemer, har en bedre office-integrasjon enn ephorte og mer hyllevare. Ephorte har veldig mange spesialtilpassede løsninger som gjør det vanskelig å oppgradere og modernisere, men samtidig veldig skreddersydd for det man jobber med. Grensesnittet på P360 er helt klart å foretrekke fremfor Ephorte. I tillegg vet jeg noen bruker Acos, men jeg vet ikke hva de synes om det.

Her har du godkjente løsninger:
https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden/noark-5/endelig-godkjente-losninger-noark5

Vi skal få noe Elements-greier, som hører til Ephorte, som skal gjøre verden mye bedre. Ephorte er, vel, ikke særlig brukervennlig. (Det kan virke som manglende brukervennlighet er et krav til dokumenthåndteringssystemer, jeg har enda ikke truffet på et som var enkelt ...)

Tror manglende brukervennlighet er et absolutt krav, samt at utviklere aldri aldri må snakke med en saksbehandler om hva som er hensiktsmessig, feks hvis en sak har mange vedlegg. Det må heller aldri være enkelt å tilgangsstyre, slik at med en ørliten glipp er personalmapper eller bekymringsmeldinger indeksert av Google, feks.
Det er også viktig at de som kjøper inn aldri bruker penger på kurs, slik at de som jobber med arkiv ikke får orden på det med tilgangsstyring eller god mappestruktur.

Kunden min bruker Ephorte -- på folkemunne går den bare som Eborte....

Ephorte er jo et sak-arkiv-system. Ikke et dokumentbehandlingssystem. Man kan jo bruke en skytjeneste også, f.eks office365. Det kommer jo an på hva man skal bruke dette her til.

Vi bruker Alfresco til en masse dokumentbehandling og lagring av ting vi jobber med og deler og lager og styrer på med. Bare en promille skal inn i ephorte.

Jobber med IT og blir litt forvirret av at det brukes flere begreper her.Det brukes dokumenthåntering og dokumentstyring. Da tenker jeg på google docs,
sharepoint, filserver, office365. Versjonshåndtering er innebygget i alle disse så vidt jeg vet.

Men mye av beskrivelsen her passer inn i sak-
og arkivsystemer. Det vil si systemer som hånterter saksgang og arkiverer relevante dokumenter. Da tenker jeg Documaster,
ePhorte, p360 + diverse fagsystemer.

Når du snakker visningsflate, så finnes det en del standariserte. E-innsyn er en av de. E-innsyn er etterfølgeren til OPJ (offentlig postjournal)

him: det er litt av utfordringen min nå. Det første jeg må gjøre er å rydde opp i en bestilling som er uklar og få på plass ett enhetlig begrepsapparat. Vi benytter Ephorte som arkiv. VI skal ikke ha en ny arkivløsning nå (Dessverre 🙁 )

Det vi skal ha, skal primært levere følgende;
versjonskontroll
ansvarlig person
kunne skille internt/eksternt
kunne deles opp i flere underenheter
må kunne vise dokumenthistorikk
bra visningsflate til eksterne/kunne vise dokumenter på en ryddig måte
god indre struktur/søkeløsning

Siden det ikke er arkiv, tror jeg ikke vi MÅ ha noark standard, men det er selvsagt en (stor) fordel om det kan snakke med systemer som ephorte osv.Det er alltid problematisk når ting må lagres/gjøres i flere systemer.

Ah, jeg skjønte visst ikke hva du lurte på.
Vi bruker Office 365.

Høst skrev:

him: det er litt av utfordringen min nå. Det første jeg må gjøre er å rydde opp i en bestilling som er uklar og få på plass ett enhetlig begrepsapparat. Vi benytter Ephorte som arkiv. VI skal ikke ha en ny arkivløsning nå (Dessverre 🙁 )

Det vi skal ha, skal primært levere følgende;
versjonskontroll
ansvarlig person
kunne skille internt/eksternt
kunne deles opp i flere underenheter
må kunne vise dokumenthistorikk
bra visningsflate til eksterne/kunne vise dokumenter på en ryddig måte
god indre struktur/søkeløsning

Siden det ikke er arkiv, tror jeg ikke vi MÅ ha noark standard, men det er selvsagt en (stor) fordel om det kan snakke med systemer som ephorte osv.Det er alltid problematisk når ting må lagres/gjøres i flere systemer.

Du må ikke ha NOARK-standard for det du beskriver, men det er som du sier lurt å ha noe som kan integreres med NOARK-systemet slik at en enkelt kan lagre dokumenter som berøres av arkiv/journalplikt. Office 365 snakker med Public 360 via SharePoint connect (mener jeg det er), men for ePhorte er jeg usikker på hvilke integrasjoner som finnes, og det er vel det dere har? Elements som Ru nevner er antakelig det nærmeste du kommer der, men det kjenner jeg ikke til.

Vi bruker Byggeweb til samhandling med eksterne, og det helt uten at vi bygger noe som helst. Overføring til og fra Noarksystemet er foreløpig manuelt, men det jobbes med en integrering der.

Jeg beklager å måtte si det, men det er nok i overkant av naivt å tro at det som samhandles med andre om ikke skal i saksarkivsystemet også. Erfaringsmessig (og jeg har masse erfaring) så er det lurt i størst mulig grad å jobbe med dokumenter fra start i det systemet det skal ende opp i. Når ting skal velges ut senere blir mye glemt er jeg redd.