Organisering av allmenn informasjon på servere

Hvis man klarer å få forklart det uten å høres belærende og nedlatende ut, da, det er kanskje ikke så lett.

Jeg har mye erfaring med å (nesten daglig) forklare søk-og-lagring og andre datarelaterte oppgaver til en eldre kollega som jobbet på data hele dagen, hver dag, men likevel var så redd for datamaskinen at han trodde at han kunne komme til å slette hele serveren hvis han f.eks. lagret et dokument i feil mappe. Jeg fant ut at for ham så hjalp det ham ofte til å forstå sammenhengene og hvordan ting fungerte hvis jeg klarte å forklare det ved hjelp av andre, ikke datarelaterte, ting som han hadde mer erfaring med og var mer trygg på.

-ea- skrev:

Tangerine og Joika, kan dere forsøke å forklare hva dere mener? What's in it for me?

Jeg har ikke laget det, bare bruker det. Jeg finner i alle fall fort det jeg trenger (fordi det er lagt der) når jeg søker på "hva-som-helst".

Saint skrev:

Men - på den måten med mapper etc er det jo ikke mulig å finne ut om den faktisk er lest?

Jeg blåser i om folk leser dokumentene, men de skal være tilgjengelige. Skjema, maler, beskrivelser, alt som man kan trenge. Ting jeg vil være sikre på at når frem til folk sender jeg med e-post.

-ea- skrev:

Men er det så nøye om det er lest? Jeg trenger ikke lese feriereglementet på jobb, men det er greit at jeg vet hvor det ligger hvis jeg trenger det.

Nettopp.

banana skrev:

Jeg blåser i om folk leser dokumentene, men de skal være tilgjengelige. Skjema, maler, beskrivelser, alt som man kan trenge. Ting jeg vil være sikre på at når frem til folk sender jeg med e-post.

Slik at de, istedenfor å gå til serveren for å finne oppdatert brevmal bruker den du sendte dem for et par måneder siden og lagret på Skrivebordet på sin egen pc?

Saint skrev:

Slik at de, istedenfor å gå til serveren for å finne oppdatert brevmal bruker den du sendte dem for et par måneder siden og lagret på Skrivebordet på sin egen pc?

Nei. Ikke i det hele tatt. Hvis de trenger en brevmal ligger den kun på serveren og der skal de klare å finne den - men det forutsetter naturligvis at de forstår selv at de trenger brevmalen. Hvis det er info som jeg vil at de skal lese her og nå, og ikke bare lete opp hvis de trenger det, så sender jeg informasjon i e-post hvor jeg forteller at oppdatert versjon er lagt der den hører hjemme på serveren. Alternativt legger jeg også dokumentet med til informasjon.

Det er voksne mennesker vi snakker om her.

banana skrev:

Det er voksne mennesker vi snakker om her.

You'll be amazed.

Men det er interessant å høre betraktningene.

Saint skrev:

You'll be amazed.

Men det er interessant å høre betraktningene.

Jeg er allerede overrasket over folk, men det til side: jeg mente at de får ta ansvaret selv - jeg gidder ikke å passe på dem. Jeg tilrettelegger, også har de et selvstendig ansvar for hva de gjør.

Saint skrev:

Men - på den måten med mapper etc er det jo ikke mulig å finne ut om den faktisk er lest?

Jeg så nå at du hadde skrevet dette lenger oppe. Vi er nok veldig langt fra hverandre i tenkemåte her. Det er helt uinteressant for meg å kontrollere om de andre leser det som ligger på serveren, virkelig. Det er ting som produktblader for materialer vi bruker, ferielister, skjema for leie av tilhenger, småprogrammer som brukes i daglig drift. Det er slett ikke noe mål at folk skal lese disse dokumentene for å lese dem - de skal ligge der på et sted som man enkelt kan finne frem til for de som ønsker å finne frem til det når de faktisk har bruk for det.

Argh, jeg er arkivar og yrkesskadet. Jeg grøsser når jeg hører at ting bare skal ligge i en mappestruktur på serveren, og ramler om i krampegråt når noen snakker om å sende kopier internt. 😀

Det jeg lurer på med serveren er slike ting som om fila er skrivebeskyttet? Hvem har ansvaret for vedlikehold? Hva om den fila trengs om fem år, er den fortsatt lesbar? Men klart, det kan fungere på et vis om man må. Så nei, jeg er overhodet ikke brukanes til noe fornuftig her, sorry.

Ellers har Nyx et godt forslag til hvordan du kan illustrere at en god mappestruktur er bedre enn fullstendig ville vesten.

Hvis serveren er noe alle har tilgang til, kan du sende dem link til dokumentet i steden for en kopi, slik at de får med seg eventuelle oppdateringer (og det tar mindre plass totalt sett, vi betaler for lagringsplassen vi bruker nemlig).

Strå skrev:

Argh, jeg er arkivar og yrkesskadet. Jeg grøsser når jeg hører at ting bare skal ligge i en mappestruktur på serveren, og ramler om i krampegråt når noen snakker om å sende kopier internt. 😀

Det jeg lurer på med serveren er slike ting som om fila er skrivebeskyttet? Hvem har ansvaret for vedlikehold? Hva om den fila trengs om fem år, er den fortsatt lesbar? Men klart, det kan fungere på et vis om man må. Så nei, jeg er overhodet ikke brukanes til noe fornuftig her, sorry.

Ellers har Nyx et godt forslag til hvordan du kan illustrere at en god mappestruktur er bedre enn fullstendig ville vesten.

Hvis serveren er noe alle har tilgang til, kan du sende dem link til dokumentet i steden for en kopi, slik at de får med seg eventuelle oppdateringer (og det tar mindre plass totalt sett, vi betaler for lagringsplassen vi bruker nemlig).

Jeg pleier egentlig å sende en link, ikke selve dokumentet. Egentlig. Jeg synes det er ryddigere og som du sier unngår jeg ekstrakopier i hytt og pine. Men folk her har en tendens til å lagre kopier i hytt og pine uansett, fordi det har vært et salig kaos på serveren. Jeg tror at jeg har fått ryddet i dette. Foreløpig.

De tingene jeg har ansvar for skrivebeskytter jeg i den grad jeg mener det er nødvendig. Men klart, dette er anarki på mange måter. Det finnes knapt noen ledelse, mange av oss har i praksis ingen leder, IT-ansvarlig finnes ikke (fordi det settes lik utgift), personalsjef eller ligenende har vi ikke, ingen administrativ medarbeider av noe slag. Så da ble det til slutt sånn at den som ble mest frustrert over mangelen på system ønsket å gjøre noe med de innenfor de rammer som finnes. Der er vi nå.

Oioioi, høres ut som om du har en jobb foran deg. Kan bare ønske deg lykke til!

Strå skrev:

Oioioi, høres ut som om du har en jobb foran deg. Kan bare ønske deg lykke til!

Men hvordan ville du som arkivar forholdt deg til dette? Finnes det noen lur måte å lagre informasjon på en felles server på?

Som arkivar ville jeg ikke ønsket å forholde meg til bare server med mappestruktur, jeg ville hatt et lag oppå det, som dokuwiki e.l., noe er nevnt i tråden allerede. Du er selv inne på dette med overmapper og undermapper, som

Fest_og_moro
Fest_2014
:

Nøyaktig hvilke vil avhenge av hva dere driver med, hvor mange dokumenter dere lager og/eller bruker i løpet av et år, antall ansatte osv. Tenk nøye igjennom og gjerne i grupper slikt som mappenavn, filnavn, tegn som (ikke) er lov i filnavn og mappenavn (nevnt tidligere i tråden også), hvem som har ansvar for lagring, skrivebeskyttelse og slikt. Dokumentèr hva dere kommer fram til, utpek en ansvarlig for å opprettholde systemet. Det blir vel deg det?

Det tar tid å sjekke at filer lagres der de skal og heter det de skal, så vurder om det er verdt det, eller velg ut bestemte filer/typer dokumenter hvor det er viktig at regimet følges. At de riktige avtalene er korrekte og tilgjengelig på noe annet format enn papir hele levetiden er vel et slikt område. Om det er andre ting er helt avhengig av hva dere driver med, lover og regler, eierinteresser og whatnot.

Lurer på om jeg ikke skrev om dette til en kunde en gang. Hvis hodet er på plass senere i dag kan jeg finne notatet og sende det til deg.

Lykke til!

Er det noe problem med diverse tegn og mellomrom i filnavn hvis man forutsetter ren bruk av Windows Explorer?

Joika skrev:

Jeg syntes det er kjipt med mappenavn som har space i seg. Det gjør det mer knølete å manøvrere command line, om man ønsker det.

Ha ha, command line har ingen (utenom meg) hørt om i dette firmaet en gang. Muligens de to som er aktive gamere, da. Men det er ikke en aktuell problemstilling for å si det sånn. Vi er der at et av frustrasjonspunktene er at enkelte medarbeidere ikke klarer å bruke Windows Explorer, selv ikke hvis de får oppgitt full adresse til et dokument (eks. L:\hovedmappe\undermappe\filnavn.ext).

Gi dem skrivemaskin!